Neem contact op

Privacybeleid

TaxMate B.V. (hierna 'Wij' genoemd), gevestigd aan Singel 260, 1016 AB Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid.

Versie20 mei 2025
1

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u gebruikmaakt van onze diensten en/of wanneer u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Contactgegevens
    • Voor- en achternaam
    • Adresgegevens
    • Telefoonnummer
    • E-mailadres
  • Identificatiegegevens
    • Burgerservicenummer (BSN)
    • Paspoortgegevens
    • ID-nummer
    • Geslacht
    • Geboortedatum
    • Geboorteplaats
    • Kopie van identiteitsbewijzen
    • Contactgegevens die u via een app heeft ingevoerd
  • Financiele gegevens
    • Bankrekeningnummer (IBAN)
    • Omzetgegevens
    • Kosten en uitgaven
    • Leningen
    • Financiele verplichtingen
  • Locatiegegevens
    • IP-adres
  • Overige persoonsgegevens
    • Gegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie (e-mail, chat) en telefonisch
2

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

  • BSN-nummer
  • Financiele gegevens
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers jonger dan 16 jaar, tenzij er toestemming is van ouders of voogd.

Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming.

Als u vermoedt dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via contact@taxmate.nl zodat wij deze informatie kunnen verwijderen.

3

Bedrijfsgegevens

Naast de verwerking van persoonsgegevens kan TaxMate in het kader van haar dienstverlening ook bedrijfs- of ondernemingsgerelateerde gegevens verwerken, zoals:

  • KvK-nummer, btw-nummer en andere zakelijke identificatiecodes
  • Correspondentie die door een bedrijf of ondernemingsvertegenwoordiger is verstrekt
  • Financiele bedrijfsinformatie, zoals facturen, bonnen, transacties en overige documenten die noodzakelijk zijn voor onze administratieve en/of fiscale diensten
4

Grondslag en doel verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens en/of bedrijfsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Uitvoering van de overeenkomst: het verlenen van administratieve, fiscale of andere adviesdiensten in overeenstemming met de afspraken die wij met u hebben gemaakt.
  2. Contact opnemen: indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren, vragen te beantwoorden of verzoeken te verwerken.
  3. Voldoen aan wettelijke verplichtingen: zoals het bewaren van gegevens voor de Belastingdienst of het opstellen van belastingaangiften.
  4. Informeren over wijzigingen in onze diensten en producten.
  5. Versturen van (elektronische) nieuwsbrieven om u op de hoogte te houden van ontwikkelingen en updates binnen TaxMate.
  6. Verbetering van onze dienstverlening, onder andere door:
    • Het ontwikkelen en toepassen van (generatieve) AI- en machine learning-technologieen op basis van uw (financiele) transactiegegevens, bonnen, facturen en overige relevante (bedrijfs)context. Dit stelt ons in staat de prijs en kwaliteit van onze services te waarborgen en verder te optimaliseren.
    • Het mogelijk oprichten of inschakelen van gelieerde ondernemingen, zoals een zusterbedrijf, voor een deel van de softwareontwikkeling of andere werkzaamheden. Deze ondernemingen mogen uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de verdere ontwikkeling, optimalisatie en levering van onze gezamenlijke diensten.
  7. Bankkoppeling voor transactiegegevens
    • Om onze administratieve en fiscale dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren, maken wij gebruik van een automatische bankkoppeling waarmee financiele transactiegegevens rechtstreeks van uw zakelijke bankrekening kunnen worden uitgelezen.
    • Deze koppeling wordt uitsluitend geactiveerd met uw expliciete toestemming en wordt technisch verzorgd via onze partners Ponto en GoCardless, beide gecertificeerde aanbieders onder de Europese PSD2-richtlijn.
    • De via deze koppeling uitgelezen gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
      • Het bijwerken van uw boekhouding en financiele administratie
      • Het opstellen van btw-aangiften, jaarrapporten en andere fiscale verplichtingen
      • Het verbeteren van onze dienstverlening, waaronder het automatisch categoriseren van transacties met behulp van machine learning
    • De koppeling wordt beveiligd volgens hoge industrienormen, waaronder twee-factor-authenticatie (2FA), om ongeoorloofde toegang te voorkomen.
    • Uw toestemming voor deze koppeling verloopt automatisch na 180 dagen, conform de eisen uit de AVG en PSD2.
    • U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of opnieuw verlenen via het platform van onze partners.

Door gebruik te maken van onze diensten gaat u ermee akkoord dat wij uw persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden kunnen verwerken. Indien u hier vragen over heeft of bezwaar wilt maken, kunt u contact opnemen via contact@taxmate.nl.

5

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens, verstrekt via de website, niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Voor bepaalde documenten geldt een bewaarplicht; ondernemers zijn verplicht hun administratie minimaal zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Deze termijn begint na afloop van het boekjaar. Wij zullen bepaalde documenten daarom zeven jaar bewaren.

6

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en zullen deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens namens ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Voor de uitvoering van onze diensten schakelen wij onder andere de volgende dienstverleners in:

  • IT- en hostingproviders, zoals Supabase, Railway en Zapier, voor het beheren van ons klantenportaal en het veilig opslaan en verwerken van gegevens
  • Ponto en GoCardless, voor het ophalen van bank- en transactiegegevens via PSD2-koppelingen
  • HubSpot, voor klantbeheer en communicatie
  • Fiscaal Online, voor het indienen van belastingaangiften
  • Softwareleveranciers, waaronder Microsoft, Typeform en WeFact, ter ondersteuning van onze interne processen en dienstverlening
7

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van analytische cookies van Google Analytics. Uw IP-adres wordt niet volledig gebruikt, waardoor sprake is van anonieme gegevensverzameling. De resultaten van Google Analytics worden uitsluitend gebruikt om bezoekersstatistieken bij te houden.

Geeft u in de MyTaxMate-app toestemming voor gebruiksanalyse, dan gebruiken wij Microsoft Clarity om te zien hoe de app wordt gebruikt en waar die beter kan. Clarity plaatst dan de cookies _clck en _clsk en legt vast hoe u door de app gaat, bijvoorbeeld waar u klikt en scrolt. Gevoelige gegevens op het scherm, zoals bedragen, namen en rekeningnummers, worden afgeschermd en niet naar Microsoft gestuurd. Microsoft verwerkt wat Clarity vastlegt. Wij gebruiken Clarity niet voor advertenties. U kunt uw toestemming altijd intrekken in de app, onder Instellingen > Privacy & analyse.

8

Inzage, correctie en verwijdering persoonsgegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u uw toestemming voor gegevensverwerking intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. Daarnaast heeft u recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging, intrekking van toestemming of bezwaar indienen via contact@taxmate.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in die kopie uw pasfoto, MRZ, paspoortnummer en BSN zwart ter bescherming van uw privacy.

Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek. U heeft daarnaast de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u denkt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

10

Wijzigingen aan ons privacybeleid

Wij werken ons privacybeleid regelmatig bij en zullen eventuele wijzigingen bekendmaken door het nieuwe privacybeleid op deze website te publiceren.

Bel onsE-mail