Skip to content Skip to footer
Contact
TaxMate
Plan Gesprek
TaxMate
Close

SCROLL DOWN FOR ENGLISH

ALGEMENE VOORWAARDEN – TaxMate

1 .Definities

    1. TaxMate B.V., gevestigd te Amsterdam onder KvK nr. 90424786, h/o TaxMate
    2. Klant: degene met wie TaxMate een overeenkomst is aangegaan.
    3. Partijen: TaxMate en Klant samen.
    4. Consument: een Klant die tevens een individu is en die als privé persoon handelt.
    5. Onderhanden werk: werk wat buiten de reguliere dienstverlening van TaxMate valt en apart gefactureerd wordt.
    6. B2B (Business to Business): verwijst naar transacties tussen bedrijven, waarbij de ene onderneming (de verkoper) goederen of diensten levert aan een andere onderneming (de koper) als onderdeel van hun bedrijfsactiviteiten.

2. Toepasselijkheid algemene voorwaarden

    1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, werkzaamheden, bestellingen, overeenkomsten en leveringen van diensten of producten door of namens TaxMate.
    2. Partijen kunnen alleen afwijken van deze voorwaarden als zij dat uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
    3. Partijen sluiten de toepasselijkheid van aanvullende en/of afwijkende algemene voorwaarden van de klant of van derden uitdrukkelijk uit.

3. Aanbiedingen en offertes

    1. Aanbiedingen en offertes van TaxMate zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk anders vermeld.
    2. Een aanbod of offerte is maximaal 2 weken geldig, tenzij een andere aanvaardingstermijn in het aanbod of de offerte staat vermeld.
    3. Als de Klant een aanbod of offerte niet binnen de geldende termijn aanvaardt, dan vervalt het aanbod of de offerte.

4. Aanvaarding

    1. Bij aanvaarding van een vrijblijvende offerte of aanbieding, behoudt TaxMate zich het recht voor de offerte of het aanbod alsnog binnen 3 dagen na ontvangst van de aanvaarding in te trekken, zonder dat de Klant hieraan enige rechten kan ontlenen.
    2. Mondelinge aanvaarding van de Klant verbindt TaxMate slechts, nadat de Klant deze schriftelijk (of elektronisch) heeft bevestigd.

5. Prijzen

    1. Alle prijzen die TaxMate hanteert zijn in euro’s, zijn exclusief btw en exclusief eventuele overige kosten zoals administratiekosten, heffingen en reis-, verzend- of transportkosten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld of anders overeengekomen.
    2. Alle prijzen op die TaxMate hanteert voor zijn producten of diensten, op zijn website of die anderszins kenbaar zijn gemaakt, bijvoorbeeld middels de tussenkomst van derde partijen, kan TaxMate te allen tijde wijzigen.

6. Betalingstermijn facturen

    1. Alle diensten die door TaxMate worden aangeboden, vereisen een volledige vooruitbetaling door de Klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen tussen TaxMate en de Klant
    2. In het geval van een overeengekomen uitzondering waarbij een gedeeltelijke vooruitbetaling is verricht, zal de resterende betaling van de factuurwaarde plaatsvinden binnen zeven dagen na de factuurdatum, of volgens een schriftelijk overeengekomen betalingstermijn.
    3. Indien de Klant nalaat de vereiste vooruitbetaling tijdig te voldoen, wordt de uitvoering van de overeenkomst door TaxMate opgeschort, zonder dat dit leidt tot enige aansprakelijkheid van TaxMate voor eventuele gevolgen van de vertraging of annulering.

7. Gevolgen niet tijdig betalen

    1. Indien de Klant het resterende bedrag van de factuur niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, is TaxMate gerechtigd een rente van 1% per maand in rekening te brengen vanaf de dag dat de Klant in verzuim is, waarbij een deel van de maand als volledige maand wordt gerekend.
    2. Bij verzuim van de Klant is deze een bedrag van € 45 aan buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
    3. Indien de Klant niet tijdig betaalt, heeft TaxMate het recht om zijn verplichtingen op te schorten totdat de Klant aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan.
    4. In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling aan de zijde van de Klant, zijn de vordering van TaxMate op de Klant onmiddellijk opeisbaar.
    5. Indien de Klant weigert zijn medewerking te verlenen aan de uitvoering van de overeenkomst door TaxMate, blijft de verplichting tot betaling van de overeengekomen prijs bestaan.

8. Incassomachtiging

    1. De Klant verleent hierbij onherroepelijk en onvoorwaardelijk aan TaxMate de bevoegdheid om betaling inzake geleverde diensten of producten automatisch van de door de Klant aangewezen bankrekening te incasseren.
    2. De Klant dient ervoor te zorgen dat de benodigde saldo’s op de aangewezen bankrekening beschikbaar zijn op het moment van incasso.
    3. TaxMate zal pas overgaan tot het uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden nadat de incasso succesvol is verlopen. Indien om welke reden dan ook de incasso niet lukt, behoudt TaxMate zich het recht voor om de werkzaamheden op te schorten totdat de openstaande bedragen zijn voldaan.

9. Gevolgen niet kunnen incasseren

    1. De Klant is verplicht om te zorgen voor voldoende saldo op de aangewezen bankrekening voor de incasso.
    2. Indien TaxMate door omstandigheden niet in staat is de verschuldigde bedragen via incasso te innen van de aangewezen bankrekening van de Klant, behoudt TaxMate zich het recht voor om de overeengekomen werkzaamheden voor de Klant op te schorten totdat de openstaande bedragen volledig zijn voldaan.
    3. Bij een niet-succesvolle of gestorneerde incasso, waarbij TaxMate extra kosten maakt, zijn deze kosten, inclusief een vastgesteld bedrag van € 45 aan buitengerechtelijke incassokosten, bovenop het oorspronkelijk verschuldigde bedrag, voor rekening van de klant.

10. Opschortingsrecht

Tenzij de Klant een Consument is, doet de Klant afstand van het recht om de nakoming van enige uit deze overeenkomst voortvloeiende verbintenis op te schorten.

11. Verrekening

Tenzij de Klant een Consument is, doet de Klant afstand van zijn recht om een schuld aan TaxMate te verrekenen met een vordering op TaxMate

12. Aard van Dienstverlening

    1. Wanneer partijen een overeenkomst met een dienstverlenend karakter zijn aangegaan, bevat deze voor TaxMate enkel inspanningsverplichtingen, geen resultaatsverplichtingen. TaxMate streeft naar het leveren van kwalitatieve dienstverlening binnen de kaders van haar expertise.
    2. TaxMate biedt boekhoudkundige en fiscale diensten aan. Echter benadrukt TaxMate dat binnen haar organisatie geen gecertificeerde accountants werkzaam zijn. Derhalve geeft TaxMate geen accountantsverklaringen af en tekent niet voor de juistheid van de jaarrekening en overige aangiftes.
    3. De dienstverlening van TaxMate is gericht op het ondersteunen van de Klant bij boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, maar de Klant blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en volledigheid van zijn boekhouding en de ingediende aangiftes.
    4. De Klant dient zich ervan bewust te zijn dat de diensten van TaxMate niet bedoeld zijn als vervanging voor professioneel accountantsadvies waar een accountantsverklaring of certificering vereist is.

13. Uitvoering van de overeenkomst

    1. Omzetbelastingaangifte:
      1. TaxMate vereist op de 10e dag van elke BTW-maand (januari, april, juli, oktober) een actieve koppeling met de zakelijke bankrekening van de Klant. Indien een automatische koppeling niet mogelijk is, dient de Klant uiterlijk op genoemde datum een export in .xlsx of .csv formaat van de zakelijke rekening te mailen naar contact@taxmate.nl. Het verzuim in het tijdig aanleveren van deze gegevens kan resulteren in het niet tijdig afronden en indienen van de BTW-aangifte door TaxMate.
      2. De Klant dient uiterlijk op de 10e van de BTW-maand een Klippa account aan te maken, en de omzetfacturen van het voorgaande kwartaal te uploaden en in te dienen. Indien de Klant hierin verzaakt, kan TaxMate de tijdige afronding van de aangifte niet waarborgen. Het ontbreken van geüploade bonnen/inkoopfacturen op de 10e van de maand impliceert dat er geen zakelijke uitgaven zijn verricht.
    2. Intracommunautaire Prestaties (ICP) Opgaaf:
      1. Klanten die betrokken zijn bij B2B-transacties binnen de EU, buiten Nederland, en daarmee verplicht zijn tot het doen van ICP-opgaaf, zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig en correct aanleveren van alle benodigde informatie voor deze opgaaf. Dit omvat omzetbedragen, BTW-nummers en landcodes van afnemers in andere EU-lidstaten.
      2. Voor een correcte en tijdige ICP-opgaaf is het noodzakelijk dat de klant de vereiste informatie verstrekt via een door TaxMate beschikbaar gesteld formulier. Deze informatie dient uiterlijk op de 10e van de aangiftemaand te zijn aangeleverd. Indien de Klant hierin verzaakt, kan TaxMate de tijdige afronding van de ICP-opgaaf niet waarborgen.
      3. TaxMate draagt geen verantwoordelijkheid voor boetes of gevolgen die voortkomen uit het niet volledig, correct, of tijdig verstrekken van de benodigde informatie door de klant voor de ICP-opgaaf. Eventuele boetes of naheffingen opgelegd door de Belastingdienst of andere autoriteiten, als gevolg van dergelijke nalatigheden, kunnen niet op TaxMate worden verhaald.
    3. Jaarrekening:
      1. Voor de voorbereiding van de jaarrekening zijn jaarklanten verplicht om al hun bonnen en facturen voor het voorgaande
        jaar uiterlijk op 15 maart in Klippa te hebben geüpload. Dit stelt TaxMate in staat om de jaarrekening accuraat en tijdig op te stellen.
    4. Inkomstenbelastingaangifte:
      1. Alle klanten dienen jaarlijks een informatie-uitvraagformulier in te vullen voor zowel de inkomstenbelastingaangifte als de jaarrekening. Dit formulier moet uiterlijk op 15 maart van het jaar volgend op het belastingjaar ingediend zijn bij TaxMate
      2. Indien het formulier na 15 maart maar vóór 1 mei wordt ingediend, behoudt TaxMate zich het recht voor om namens de klant uitstel aan te vragen voor de inkomstenbelastingaangifte tot en met 1 september van het hetzelfde jaar, gebruikmakend van de beconregeling. Klanten kunnen eventuele rentekosten die voortvloeien uit dit uitstel niet verhalen op TaxMate
      3. Indien het formulier na 1 mei wordt ingediend kan TaxMate niet garanderen dat de aangifte voor de uitgestelde deadline van 1 september kan worden ingediend. In dit geval is TaxMate niet verantwoordelijk voor eventuele rentekosten en/of boetes opgelegd door de Belastingdienst.
      4. Klanten dienen TaxMate te voorzien van toegang tot vooraf ingevulde gegevens via een doorlopende machtiging, of door deze als pdf bij te voegen in het jaarlijkse informatie-uitvraagformulier.
    5. Onderhanden Werk:
      1. Als ‘onderhanden werk’ wordt beschouwd alle werkzaamheden die buiten de reguliere dienstverlening vallen, zoals werkzaamheden die noodzakelijk worden na het verstrijken van fiscale deadlines of speciale verzoeken zoals het opstellen van inkomensverklaringen of prognoses. Deze werkzaamheden worden apart gefactureerd en vallen onder specifieke voorwaarden en deadlines die afwijken van de reguliere dienstverlening.
      2. Bij het opstellen van prognoses geeft TaxMate geen garantie dat historische resultaten een indicatie zijn voor toekomstige prestaties. Deze prognoses worden vervaardigd op basis van de ten tijde van de werkzaamheden door de klant verstrekte informatie en zijn derhalve schattingen. De daadwerkelijke realisatie van het bedrijfsresultaat van de Klant kan worden beïnvloed door tal van factoren die buiten de controle van TaxMate liggen. Derhalve is TaxMate niet verantwoordelijk voor afwijkingen tussen de geprognosticeerde en de daadwerkelijk gerealiseerde bedrijfsresultaten.
      3. Bij de uitvoering van ‘onderhanden werk’ baseert TaxMate zich op de door de Klant aangeleverde informatie betreffende inkoop- en verkoopfacturen. Indien deze informatie niet beschikbaar is, behoudt TaxMate zich het recht voor om een schatting te maken van de zakelijke inkomsten en kosten en van de te vorderen of af te dragen btw per transactie.
      4. In het geval van een controle door de Belastingdienst waarbij de Belastingdienst het berekende belastingbedrag betwist, is TaxMate niet aansprakelijk voor eventuele verschillen die voortvloeien uit dergelijke schattingen. De Klant aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid van de juistheid van de door hem aangeleverde informatie en de gevolgen van eventuele onnauwkeurigheden daarin.
      5. Voor onderhanden werk is de Klant verplicht
        om een specifiek door TaxMate verstrekt formulier in te vullen, voordat TaxMate
        met dergelijke werkzaamheden kan aanvangen. Dit formulier is bedoeld om TaxMate
        van alle noodzakelijke informatie te voorzien om het achterstallige werk efficiënt
        en effectief af te handelen. 
    6. TaxMate B.V. heeft het recht om de overeengekomen dienstverlening geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan derden.
    7. De uitvoering van de overeenkomst geschiedt in onderling overleg en na schriftelijk akkoord en voltooiing van de betaling.

14. Informatieverstrekking door de Klant

    1. De Klant is verantwoordelijk voor het tijdig en correct aanleveren van alle relevante informatie, gegevens en documenten die nodig zijn voor de correcte uitvoering van de overeenkomst door TaxMate, inclusief maar niet beperkt tot de vereisten voor de BTW-aangifte en de jaarrekening zoals gespecificeerd in artikel 13.
    2. De Klant garandeert de nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de verstrekte informatie, gegevens en documenten. Dit omvat alle informatie en documenten die zowel direct van de Klant als van derden afkomstig zijn. Met betrekking tot de in Klippa ingediende kosten, garandeert de Klant expliciet dat alle vermelde uitgaven uitsluitend voor zakelijke doeleinden zijn gemaakt en geen betrekking hebben op persoonlijke uitgaven. De Klant neemt volledige verantwoordelijkheid voor de juistheid van deze verklaring en accepteert eventuele consequenties die voortvloeien uit een onjuiste weergave van deze kosten.
    3. Indien de Klant niet, niet tijdig, of niet adequaat voldoet aan het verstrekken van de vereiste informatie, gegevens of documenten, en dit leidt tot vertraging in de uitvoering van de overeenkomst, zijn alle daaruit voortvloeiende kosten of boetes volledig voor rekening van de Klant.
    4. Op verzoek van de Klant zal TaxMate de relevante documenten retourneren.

15. Elektronische communicatie

    1. Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen partijen door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren.
    2. Partijen zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen te gevolge van het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld.
    3. Partijen zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s.
    4. De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de ontvanger.

16. Duur van de overeenkomst

    1. De overeenkomst tussen TaxMate en de Klant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst iets anders voortvloeit of partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders zijn overeengekomen.
    2. Indien een overeenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan, dan wordt deze na afloop van de termijn stilzwijgend omgezet in een overeenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij 1 van de partijen de overeenkomst opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand, c.q. een Consument de overeenkomst opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand dan eindigt de overeenkomst van rechtswege.
    3. Zijn partijen binnen de looptijd van de overeenkomst voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden een termijn overeengekomen, dan is dit nooit een fatale termijn. Bij overschrijding van deze termijn moet de Klant TaxMate schriftelijk in gebreke stellen.

17. Opzeggen overeenkomst voor onbepaalde tijd

    1. De Klant en de Consument kan een overeenkomst die voor onbepaalde tijd is aangegaan te allen tijde opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand.
    2. In het geval dat de Klant de overeenkomst beëindigt voordat TaxMate enige diensten heeft geleverd, zal TaxMate niet verplicht zijn enig bedrag terug te betalen aan de Klant, ongeacht het verstrijken van de tijdsduur sinds het aangaan van de overeenkomst.

18. Vertrouwelijkheid

    1. TaxMate houdt iedere informatie die zij (in welke vorm dan ook) van de Klant ontvangt vertrouwelijk en deelt deze slechts met derden indien de Klant daartoe toestemming verleent.
    2. Uitgezonderd op bovenstaand lid is informatiedeling met de Belastingdienst en andere wettelijke instanties, welke tot de normale uitvoering van de werkzaamheden behoort.
    3. De Klant houdt iedere informatie die zij (in welke vorm dan ook) van TaxMate ontvangt vertrouwelijk
    4. Hetzelfde geldt voor alle andere informatie die de Klant ontvangt betreffende TaxMate waarvan hij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat deze geheim of vertrouwelijk is, dan wel waarvan hij kan verwachten dat verspreiding ervan TaxMate schade kan berokkenen.
    5. De Klant neemt alle nodige maatregelen om te waarborgen dat hij de in lid 3 en 4 genoemde informatie ook vertrouwelijk houdt.
    6. De in dit artikel omschreven vertrouwelijkheid geldt niet voor informatie:
      1. die al openbaar was voordat de Klant deze informatie vernam of die later openbaar is geworden zonder dat dit het gevolg was van een schending van de geheimhoudingsplicht van de Klant
      2. die door de Klant openbaar gemaakt wordt op grond van een wettelijke plicht
    7. De in dit artikel omschreven vertrouwelijkheid geldt voor de duur van de onderliggende overeenkomst en voor een periode van 3 jaar na afloop daarvan.

19. Klachten

    1. De Klant dient een door TaxMate geleverd product of verleende dienst zo spoedig mogelijk te onderzoeken op eventuele tekortkomingen.
    2. Beantwoordt een geleverd product of verleende dienst niet aan hetgeen de Klant redelijkerwijs van de overeenkomst mocht verwachten, dan dient de Klant TaxMate daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 1 maand na constatering van de tekortkomingen, op de hoogte te stellen.
    3. Consumenten dienen TaxMate uiterlijk binnen 2 maanden na constatering van de tekortkomingen hiervan op de hoogte te stellen.
    4. De Klant geeft daarbij een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming, zodat TaxMate in staat is hierop adequaat te reageren.
    5. De Klant dient aan te tonen dat de klacht betrekking heeft op een overeenkomst tussen partijen.
    6. Indien een klacht betrekking heeft op lopende werkzaamheden, kan dit er in ieder geval niet toe leiden dat TaxMate gehouden kan worden om andere werkzaamheden te verrichten dan zijn overeengekomen.

20. Ingebrekestelling

    1. De Klant dient ingebrekestellingen schriftelijk kenbaar te maken aan TaxMate.
    2. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant dat een ingebrekestelling TaxMate ook daadwerkelijk (tijdig) bereikt.

21. Hoofdelijke aansprakelijkheid Klant

Als TaxMate een overeenkomst aangaat met meerdere Klanten, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de volledige bedragen die zij op grond van die overeenkomst aan TaxMate verschuldigd zijn.

22. Aansprakelijkheid TaxMate

    1. TaxMate voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uit.
    2. TaxMate is uitsluitend aansprakelijk voor enige schade die de Klant lijdt indien en voor zover die schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid.
    3. Indien TaxMate aansprakelijk is voor enige schade, is het slechts aansprakelijk voor directe schade die voortvloeit uit of verband houdt met de uitvoering van een overeenkomst.
    4. TaxMate is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade aan derden.
    5. Indien TaxMate gehouden is tot vergoeding van enige schade, zal deze vergoeding te allen tijde beperkt blijven tot een maximumbedrag dat gelijk is aan het totaalbedrag van de honoraria die gedurende de laatste twaalf maanden aan de Klant in rekening zijn gebracht.
    6. Mochten er problemen zijn met de tijdige uitvoering door TaxMate, terwijl de Klant aan zijn tijdige informatie verplichting voldaan heeft, en mocht de Klant hiervoor een boete van de Belastingdienst ontvangen, dan verbindt TaxMate zich deze boete aan de Klant te vergoeden, onder de volgende maximum bedragen:
      1. Boetes voor te laat indienen aangifte omzetbelasting: € 65 per geval, met een maximum van € 195 per jaar
      2. Boetes voor te laat indienen aangiftes inkomstenbelasting € 184,50, met een maximum van € 184,50 per jaar
      3. De door TaxMate vergoede boetes kunnen echter nimmer meer bedragen dan het bedrag voor de dienstverlening in rekening heeft gebracht in de afgelopen 12 maanden.
      4. Indien TaxMate echter wenst over te gaan tot vergoeding van een of meerdere van de vermelde boetes, dient de Klant in ieder geval ten minste eenmaal TaxMate te attenderen omtrent een mogelijke nalatigheid in het indienen.

23. Vervaltermijn

Elk recht van de Klant op schadevergoeding van TaxMate vervalt in elk geval 12 maanden na de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid direct of indirect voortvloeit. Hiermee wordt niet uitgesloten het bepaalde in artikel 6:89 van het Burgerlijk Wetboek.

24. Recht op ontbinding

    1. De Klant heeft het recht de overeenkomst te ontbinden wanneer TaxMate toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, tenzij deze tekortkoming, gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis, de ontbinding niet rechtvaardigt.
    2. Is de nakoming van de verplichtingen door TaxMate niet blijvend of tijdelijk onmogelijk, dan kan ontbinding pas plaatsvinden nadat TaxMate in verzuim is.
    3. TaxMate heeft het recht de overeenkomst met de Klant te ontbinden, indien de Klant zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet volledig of niet tijdig nakomt, danwel indien TaxMate kennis heeft genomen van omstandigheden die hem goede grond geven om te vrezen dat de Klant zijn verplichtingen niet behoorlijk zal kunnen nakomen.

25. Overmacht

    1. In aanvulling op het bepaalde in artikel 6:75 Burgerlijk Wetboek geldt dat een tekortkoming van TaxMate in de nakoming van enige verplichting ten aanzien van de Klant niet aan TaxMate kan worden toegerekend in een van de wil van TaxMate onafhankelijke situatie, waardoor de nakoming van zijn verplichtingen ten aanzien van de Klant geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd of waardoor de nakoming van zijn verplichtingen in redelijkheid niet van TaxMate kan worden verlangd.
    2. Tot de in lid 1 genoemde overmacht situatie worden ook – doch niet uitsluitend – gerekend: noodtoestand (zoals burgeroorlog, opstand, rellen, natuurrampen, pandemieën etc.); wanprestaties en overmacht van toeleveranciers, bezorgers of andere derden; onverwachte stroom-, elektriciteits- internet-, computer- en telecomstoringen, computervirussen, stakingen, overheidsmaatregelen, onvoorziene vervoersproblemen, slechte weersomstandigheden en werkonderbrekingen.
    3. Indien zich een overmacht situatie voordoet waardoor TaxMate 1 of meer verplichtingen naar de Klant niet kan nakomen, dan worden die verplichtingen opgeschort totdat TaxMate er weer aan kan voldoen.
    4. Vanaf het moment dat een overmacht situatie tenminste 30 kalenderdagen heeft geduurd, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk ontbinden.
    5. TaxMate is in een overmacht situatie geen enkele (schade)vergoeding verschuldigd, ook niet als het als gevolg van de overmacht toestand enig voordeel geniet.

26. Wijziging van de overeenkomst

Indien na het afsluiten van de overeenkomst voor de uitvoering ervan het nodig blijkt om de inhoud ervan te wijzigen of aan te vullen, passen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig aan.

27. Wijziging algemene voorwaarden

    1. TaxMate is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen.
    2. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd.
    3. Grote inhoudelijke wijzigingen zal TaxMate zoveel mogelijk vooraf met de Klant bespreken.
    4. Consumenten zijn gerechtigd bij een wezenlijke wijziging van de algemene voorwaarden de overeenkomst op te zeggen.

28. Overgang van rechten

    1. Rechten van de Klant uit een overeenkomst tussen partijen kunnen niet aan derden worden overgedragen zonder de voorafgaande schriftelijke instemming van TaxMate.
    2. Deze bepaling geldt als een beding met goederenrechtelijke werking zoals bedoeld in artikel 3:83, tweede lid, Burgerlijk Wetboek.

29. Gevolgen nietigheid of vernietigbaarheid

    1. Wanneer één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, dan tast dit de overige bepalingen van deze voorwaarden niet aan.
    2. Een bepaling die nietig of vernietigbaar is, wordt in dat geval vervangen door een bepaling die het dichtst in de buurt komt van wat TaxMate bij het opstellen van de voorwaarden op dat punt voor ogen had.

30. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

    1. Op iedere overeenkomst tussen partijen is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
    2. De Nederlandse rechter in het arrondissement Amsterdam.

Opgesteld op 9 februari 2024.

Gepubliceerd op de website van TaxMate.

General Terms & Conditions – TaxMate

1. Definities

    1. TaxMate B.V., registered in Amsterdam under KvK no. 90424786, h/o TaxMate.
    2. Client: the person with whom TaxMate has entered into an agreement.
    3. Parties: TaxMate and Client together.
    4. Consumer: a Client who is also an individual acting as a private person.
    5. Work in progress: work that falls outside the regular services of TaxMate and is invoiced separately.
    6. B2B (Business to Business): Refers to transactions between businesses, where one business (the seller) provides goods or services to another business (the buyer) as part of their business operations.

2. Applicability of general terms and conditions

    1. These English terms and conditions serve as an informal translation and hence are not binding but merely offered for convenience.
    2. These general terms and conditions apply to all quotations, offers, work, orders, agreements and deliveries of services or products by or on behalf of TaxMate.
    3. Parties may deviate from these terms and conditions only if they have expressly agreed to do so in writing.
    4. Parties explicitly exclude the applicability of additional and/or deviating general terms and conditions of the client or third parties.

3. Offers and quotations

    1. Offers and quotations of TaxMate are without engagement, unless explicitly stated otherwise therein.
    2. An offer or quotation is valid for a maximum of 2 weeks, unless a different acceptance period is stated in the offer or quotation.
    3. If the Customer does not accept an offer or quotation within the applicable period, the offer or quotation will expire.

4. Acceptance

    1. Upon acceptance of an offer or quotation without engagement, TaxMate reserves the right to withdraw the offer or quotation within 3 days after receipt of the acceptance, without giving the client any rights.
    2. Verbal acceptance of the Customer only binds TaxMate after the Customer has confirmed it in writing (or electronically).

5. Prices

    1. All prices used by TaxMate are in euros, are exclusive of VAT and exclusive of any other costs such as administration costs, levies and travel, shipping or transport costs, unless explicitly stated or agreed otherwise.
    2. All prices used by TaxMate for its products or services, on its website or otherwise made known, for example through the intervention of third parties, can be changed by TaxMate at any time.

6. Payment term invoices

    1. All services offered by TaxMate require full advance payment by the Client, unless otherwise agreed in writing between TaxMate and the Client.
    2. In the case of an agreed exception where a partial prepayment has been made, the remaining payment of the invoice value shall be made within seven days after the invoice date, or according to a payment term agreed in writing.
    3. Should the Client fail to make the required advance payment in a timely manner, the execution of the agreement by TaxMate shall be suspended, without leading to any liability on the part of TaxMate for any consequences of the delay or cancellation.

7. Consequences of not paying on time

    1. If the Client fails to pay the remaining amount of the invoice within the agreed term, TaxMate is entitled to charge an interest of 1% per month from the day the Client is in default, where part of a month is considered as a full month.
    2. In the event of the Client’s default, the Client shall owe an amount of € 45 as extrajudicial collection costs.
    3. If the Client does not pay on time, TaxMate reserves the right to suspend its obligations until the Client fulfils their payment obligation.
    4. In the event of liquidation, bankruptcy, seizure, or suspension of payments on the part of the Client, TaxMate’s claims on the Client are immediately due and payable.
    5. If the Client refuses to cooperate in the execution of the agreement by TaxMate, the obligation to pay the agreed price remains in effect.

8. Collection Authorization

    1. The Client hereby irrevocably and unconditionally authorizes TaxMate to automatically collect payment in respect of services or products provided from the bank account designated by the Client.
    2. The Client shall ensure that the necessary balances in the designated bank account are available at the time of collection.
    3. TaxMate will proceed with the agreed work only after the collection has been successful. If for any reason the collection fails, TaxMate reserves the right to suspend the work until the outstanding amounts are paid.

9. Consequences of inability to collect

    1. The Client is obliged to ensure that there are sufficient funds in the designated bank account for the direct debit.
    2. If TaxMate is unable to collect the due amounts via direct debit from the Client’s designated bank account due to any circumstances, TaxMate reserves the right to suspend the agreed-upon services for the client until the outstanding amounts are fully paid.
    3. In the event of an unsuccessful direct debit or if the Client reverses a direct debit transaction, resulting in additional costs for TaxMate, these costs, including a fixed amount of € 45 as extrajudicial costs, in addition to the originally due amount, are to be borne by the Client.

10. Right to suspend

Unless the Customer is a Consumer, the Customer waives the right to suspend the performance of any obligation arising from this agreement.

11. Set-off

Unless the Customer is a Consumer, the Customer waives its right to set off a debt owed to TaxMate against a claim against TaxMate

12. Nature of Services

    1. When parties enter into a service agreement, such agreement details only a duty of care on TaxMate’s part, with no obligation to achieve specific results. TaxMate endeavours to provide high-quality services within the scope of its expertise.
    2. TaxMate offers accounting and tax services However, it is important to note that there are no certified accountants employed within its organization. Consequently, TaxMate does not issue accountant’s certifications and does not vouch for the accuracy of the financial statements and other filings.
    3. The services provided by TaxMate are intended to assist the Client with their accounting and tax obligations, yet the Client remains solely responsible for the accuracy and completeness of their accounting records and submitted tax returns
    4. The Client should be aware that TaxMate’s services are not a substitute for professional accounting advice where an accountant’s certification or endorsement is required.

13. Execution of the agreement

    1. Value Added Tax (VAT) Declaration:
      1. TaxMate requires an active link to the Client’s business bank account on the 10th day of each VAT month (January, April, July, October). If an automatic link is not feasible, the Client must email an export in .xlsx or .csv format from the business account to contact@taxmate.nl by the said date. Failure to provide this information on time may result in TaxMate not completing and filing the VAT declaration in a timely manner.
      2. The Client must create a Klippa account by the 10th of the VAT month and upload and submit the sales invoices from the previous quarter. If the Client fails to do so, TaxMate cannot guarantee timely completion of the declaration. The absence of uploaded receipts/purchase invoices on the 10th of the month implies that no business expenses have been incurred.
    2. Intra-Community Transactions Declaration (ICP Declaration):
      1. Clients involved in B2B transactions within the EU, outside the Netherlands, and thus obligated to submit an ICP declaration, are themselves responsible for timely and correctly providing all necessary information for this declaration. This includes turnover amounts, VAT numbers, and country codes of customers in other EU member states.
      2. For a correct and timely ICP declaration, it is necessary that the client provides the required information via a form made available by TaxMate. This information must be submitted no later than the 10th of the declaration month. If the client fails to do so, TaxMate cannot guarantee the timely completion of the ICP declaration.
      3. TaxMate bears no responsibility for fines or consequences arising from not fully, correctly, or timely providing the necessary information by the client for the ICP declaration. Any fines or levies imposed by the Tax Authority or other authorities, as a result of such negligence, cannot be reclaimed from TaxMate.
    3. Annual Reports:
      1. For the preparation of the financial statements, annual clients are obligated to have uploaded all their receipts and invoices for
        the preceding year into Klippa by no later than March 15th. This enables TaxMate to prepare the financial statements accurately and in a timely
        manner.
    4. Income Tax Return:
      1. All clients are required to annually complete an information request form for both the income tax return and the financial statements. This form must be submitted to TaxMate by no later than March 15th of the year following the tax year.
      2. If the form is submitted after March 15th but before May 1st, TaxMate reserves the right to apply for an extension for the income tax return on behalf of the client until September 1st of the same year, utilizing the becon arrangement. Clients are not entitled to recover any interest costs arising from this extension from TaxMate.
      3. If the form is submitted after May 1st, TaxMate cannot guarantee that the return will be filed before the extended deadline of September 1st. In such cases, TaxMate shall not be liable for any interest charges and/or penalties imposed by the Tax Authority.
      4. Clients are required to provide TaxMate access to pre-filled information through a continuous authorization or by attaching it as a PDF in the annual information request form.
    5. Backlog Work:
      1. ‘Backlog work’ refers to all tasks that fall outside TaxMate’s regular services, such as tasks that become necessary after fiscal deadlines have passed or special requests such as preparing income statements or forecasts. These tasks are invoiced separately and fall under specific conditions and deadlines different from regular services.
      2. When preparing forecasts, TaxMate does not guarantee that historical results are indicative of future performance. These forecasts are made based on information provided by the client at the time of the work and are therefore estimates. The actual realization of the Client’s business results can be influenced by numerous factors beyond TaxMate’s control. Consequently, TaxMate is not responsible for any discrepancies between projected and actual business results.
      3. In executing ‘backlog work,’ TaxMate relies on the information provided by the Client regarding purchase and sales invoices. If this information is not available, TaxMate reserves the right to estimate the business income and expenses and the VAT to be claimed or paid per transaction.
      4. In the event of an audit by the Tax Authority where the Tax Authority disputes the calculated tax amount, TaxMate is not liable for any resulting differences. The Client accepts full responsibility for the accuracy of the information provided and any consequences of inaccuracies therein.
      5. For ‘backlog work’, the Client is obligated to complete a specific form provided by TaxMate before TaxMate can commence such tasks. This form is intended to supply TaxMate with all necessary information to efficiently and effectively address the backlog work. 
    6. TaxMate B.V. reserves the right to subcontract the agreed-upon services, in whole or in part, to third parties.
    7. The execution of the agreement takes place in mutual consultation and after written consent and completion of payment.

14. Provision of information by the Customer

    1. The Client is responsible for the timely and accurate provision of all relevant information, data, and documents necessary for the proper execution of the agreement by TaxMate, including but not limited to the requirements for VAT declaration and annual accounts as specified in Article 13.
    2. The Client guarantees the accuracy, completeness, and reliability of the provided information, data, and documents, which includes all information and documents originating both directly from the Client and from third parties. Regarding the expenses submitted in Klippa, the Client explicitly guarantees that all listed expenditures have been made exclusively for business purposes and do not pertain to personal expenses. The Client assumes full responsibility for the accuracy of this statement and accepts any consequences arising from an incorrect representation of these costs.
    3. If the Client fails to provide the required information, data, or documents, or does so untimely or inadequately, and this results in a delay in the execution of the agreement, all resulting costs or penalties are entirely the responsibility of the Client.
    4. Upon the Client’s request, TaxMate will return the relevant documents.

15. Electronic communication

    1. During the execution of the assignment, the parties may communicate with each other by electronic means.
    2. The parties are not liable vis-à-vis each other for damage possibly occurring to one or both of them as a result of the use of electronic means of communication, including – but not limited to – damage resulting from non-delivery or delay in delivery of electronic communications, interception or manipulation of electronic communications by third parties or by software/equipment used to send, receive or process electronic communications, transmission of viruses and non-functioning or improper functioning of the telecommunications network or other means required for electronic communications, except insofar as the damage is the result of intent or gross negligence.
    3. The parties will do or refrain from doing everything that can reasonably be expected of each of them to prevent the occurrence of the aforementioned risks.
    4. The data extracts from the sender’s computer systems constitute conclusive evidence of (the contents of) the electronic communication sent by the sender until the moment proof to the contrary is furnished by the recipient.

16. Duration of the agreement

    1. The agreement between TaxMate and the Customer is entered into for an indefinite period, unless something else follows from the nature of the agreement or the parties have expressly agreed otherwise in writing.
    2. If an agreement has been entered into for a definite period of time, it will be tacitly converted into an agreement for an indefinite period of time after the expiry of the term, unless one of the parties cancels the agreement with due observance of a notice period of 1 month, or a Consumer cancels the agreement with due observance of a notice period of 1 month, in which case the agreement ends by operation of law.
    3. If, within the term of the agreement, the parties have agreed on a term for the completion of certain work, this is never a deadline. If this term is exceeded the Customer must give TaxMate written notice of default.

17. Indefinite Termination Agreement

    1. The Customer and the Consumer may terminate an agreement entered into for an indefinite period at any time subject to a notice period of 1 month.
    2. In the event that the Customer terminates the agreement before TaxMate has provided any services, TaxMate will not be obliged to refund any amount to the Customer, regardless of the lapse of time since entering into the agreement.

18. Confidentiality

    1. TaxMate will keep any information it receives (in any form) from the Client confidential and will only share it with third parties if the Client gives its consent.
    2. An exception to the above paragraph is the sharing of information with the Tax Authorities and other statutory bodies, which is part of the normal execution of the work.
    3. The Customer will keep any information received (in whatever form) from TaxMate confidential.
    4. The same applies to all other information the Client receives concerning TaxMate of which it knows or can reasonably suspect that it is secret or confidential, or of which it can expect that its dissemination may harm TaxMate.
    5. The Customer shall take all necessary measures to ensure that he also keeps the information mentioned in paragraphs 3 and 4 confidential.
    6. The confidentiality described in this article does not apply to information:
      1. which was already in the public domain before the Customer learnt this information or which subsequently became public without this being the result of a breach of the Customer’s duty of confidentiality
      2. which is disclosed by the Customer pursuant to a statutory duty
    7. The confidentiality defined in this article applies for the duration of the underlying agreement and for a period of 3 years after its expiration.

19. Complaints

    1. The Customer must examine a product delivered or service provided by TaxMate for any shortcomings as soon as possible.
    2. If a delivered product or rendered service does not meet what the Customer could reasonably expect from the agreement, the Customer must inform TaxMate thereof as soon as possible, but in any case within 1 month after discovering the shortcomings.
    3. Consumers must notify TaxMate at the latest within 2 months after discovery of the shortcomings.
    4. The Customer will provide as detailed a description as possible of the shortcoming, so that TaxMate is able to respond adequately.
    5. The Client must prove that the complaint relates to an agreement between the parties.
    6. If a complaint relates to work in progress, this can in any case not lead to TaxMate being held to perform other work than agreed upon.

20. Notice of default

    1. The Customer must give written notice of default to TaxMate.
    2. It is the responsibility of the Customer that a notice of default actually reaches TaxMate (on time).

21. Joint and several liability of the Client

If TaxMate enters into an agreement with several Clients, each of them will be jointly and severally liable for the full amounts they owe TaxMate under that agreement.

22. Liability TaxMate

    1. TaxMate shall perform the agreement to the best of its knowledge and ability and in accordance with the requirements of good workmanship.
    2. TaxMate will only be liable for any damage suffered by the Client if and insofar as such damage was caused by intent or deliberate recklessness.
    3. If TaxMate is liable for any damages, it will only be liable for direct damages arising out of or in connection with the performance of an agreement.
    4. TaxMate is never liable for indirect damages, such as consequential damages, lost profits, missed savings or damages to third parties.
    5. If TaxMate is bound to compensate any damage, such compensation will at all times be limited to a maximum amount equal to the total amount of fees charged to the Client during the last twelve months.
    6. Should there be any problems with TaxMate’s timely performance while the Customer has complied with its timely information obligation, and should the Customer receive a penalty from the Inland Revenue for this, TaxMate undertakes to reimburse the Customer for such penalty, subject to the following maximum amounts:
      1. Fines for late submission of sales tax returns: € 65 per case, with a maximum of € 195 per year
      2. Fines for late filing of income tax returns € 184.50, with a maximum of € 184.50 per year.
      3. However, the fines reimbursed by TaxMate can never exceed the amount charged for the services provided in the past 12 months.
      4. However, if TaxMate wishes to proceed to compensation of one or more of the aforementioned fines, the Client must in any case draw TaxMate’s attention at least once to a possible failure to file.

23. Expiry period

Any right of the Customer to compensation from TaxMate shall in any event lapse 12 months after the event from which the liability arises directly or indirectly. This does not exclude the provisions of article 6:89 of the Civil Code.

24. Right of termination

    1. The Customer is entitled to dissolve the agreement if TaxMate imputably fails to fulfill its obligations, unless such failure, in view of its special nature or minor importance, does not justify dissolution.
    2. If the fulfilment of the obligations by TaxMate is not permanently or temporarily impossible, dissolution can only take place after TaxMate is in default.
    3. TaxMate is entitled to dissolve the agreement with the Customer if the Customer fails to fulfill his obligations under the agreement in full or in time, or if TaxMate has become aware of circumstances that give it good reason to fear that the Customer will not be able to fulfill his obligations properly.

25. Force Majeure

    1. In addition to the provisions of article 6:75 of the Dutch Civil Code, a shortcoming of TaxMate in the fulfillment of any obligation towards the Customer cannot be attributed to TaxMate in a situation independent of TaxMate’s will, as a result of which the fulfillment of its obligations towards the Customer is prevented in whole or in part or as a result of which the fulfillment of its obligations cannot reasonably be required of TaxMate.
    2. The force majeure situation mentioned in paragraph 1 also includes – but is not limited to – the following: state of emergency (such as civil war, insurrection, riots, natural disasters, pandemics, etc.); defaults and force majeure of suppliers, delivery companies or other third parties; unexpected power, electricity, internet, computer and telecom failures, computer viruses, strikes, government measures, unforeseen transport problems, bad weather conditions and work interruptions.
    3. If a force majeure situation occurs that prevents TaxMate from fulfilling 1 or more obligations to the Client, those obligations will be suspended until TaxMate is able to fulfil them again.
    4. From the moment a force majeure situation has lasted for at least 30 calendar days, both parties may dissolve the agreement in writing in whole or in part.
    5. In a force majeure situation TaxMate is not due any (damage) compensation, not even if it enjoys any advantage as a result of the force majeure situation.

26. Modification of the agreement

If after the conclusion of the agreement it appears necessary for its execution to modify or supplement its contents, the parties shall timely and in mutual consultation modify the agreement accordingly.

27. Amendment of general terms and conditions

    1. TaxMate is entitled to amend or supplement these general terms and conditions.
    2. Amendments of minor importance may be made at any time.
    3. Major substantive amendments will be discussed by TaxMate with the Client in advance to the extent possible.
    4. Consumers are entitled to terminate the contract in the event of a substantial change to the general terms and conditions.

28. Transfer of rights

    1. Rights of the Client from an agreement between the parties cannot be transferred to third parties without the prior written consent of TaxMate.
    2. This provision counts as a clause with effect under property law as referred to in article 3:83, second paragraph, Civil Code.

29. Consequences of nullity or voidability

    1. Should one or more provisions of these general terms and conditions prove to be void or voidable, this shall not affect the other provisions of these terms and conditions.
    2. A provision that is void or voidable will in that case be replaced by a provision that comes closest to what TaxMate had in mind when drafting the conditions on that point.

30. Applicable law and competent court

    1. Any agreement between the parties is exclusively governed by Dutch law.
    2. The Dutch court in the district of Amsterdam.

Drafted on 9 February, 2024

Published on TaxMate’s website