Je stapt in de auto voor een klantafspraak, springt op de fiets naar een netwerkborrel, pakt de trein richting een congres of staat op Schiphol ready om het vliegtuig in te stappen en een nieuwe klant te ontmoeten. Reizen hoort bij ondernemen. En het goede nieuws? De Belastingdienst helpt je graag een stukje op weg. Veel reiskosten zijn fiscaal aftrekbaar, mits ze correct worden verwerkt in de administratie. De aftrekbaarheid verschilt per vervoersmiddel en per situatie.
We beginnen met de klassieker: de auto. Rij je in een auto van de zaak, dan loopt vrijwel alles via je onderneming. Brandstof, onderhoud, verzekeringen, wegenbelasting en parkeerkosten zijn aftrekbaar. Tenminste, zolang je de auto niet te enthousiast privé gebruikt. Blijf je onder de 500 privékilometers per jaar, dan is er niets aan de hand. Ga je daaroverheen, dan krijg je te maken met bijtelling. De auto blijft zakelijk, maar het privégebruik wordt belast.
Gebruik je juist je privéauto voor zakelijke ritten, dan wordt het simpeler en strenger tegelijk. Je mag €0,23 per zakelijke kilometer aftrekken. Dat bedrag is all-in, dus geen bonnetjes voor benzine of nieuwe banden meer opvoeren. Parkeerkosten en tol mag je wel los declareren, zolang ze zakelijk zijn.
Daarnaast tellen tweewielers ook. Trap je op je eigen fiets naar een afspraak of neem je even snel de scooter, dan geldt hetzelfde tarief: €0,23 per kilometer. Heb je een fiets of scooter van de zaak, dan zijn de kosten aftrekbaar. Dit geldt ook voor e-bikes en fatbikes. De Belastingdienst kijkt alleen wel of je de fiets/scooter ook privé gebruikt. In dit geval kan er bijtelling worden gerekend, net zoals bij een auto.
Reis je met het openbaar vervoer, dan is de fiscus opvallend mild. Treinkaartjes, OV-chipkaartkosten en abonnementen: als het zakelijk is, mag het van de winst af. Gebruik je een abonnement ook privé, dan moet je wel eerlijk splitsen welk deel zakelijk is. De btw op OV-kosten zijn meestal ook aftrekbaar. Als er geen btw-bedrag op je ticket staat, kun je dit zelf uitrekenen (meestal is het 9% op personenvervoer).
En dan het vliegtuig. Want ondernemen stopt niet bij de landsgrens. Vlieg je voor een zakelijke afspraak of congres, dan zijn je ticket, bagagekosten, stoelreservering, transfers en zelfs het parkeren bij het vliegveld aftrekbaar. Maar plak je er een er een paar stranddagen aan vast, dan wordt het een ander verhaal. Privé is privé, zakelijk is zakelijk. Die twee mag je mengen, maar alleen als je de kosten netjes splitst.
Wat veel ondernemers vergeten, is dat er naast het vervoer zelf nog allerlei aanvullende reiskosten meetellen. Taxi’s naar afspraken, huurauto’s, tolwegen, veerponten en zakelijke overnachtingen vallen daar vaak onder. Alles wat zakelijk is, kan wordt afgetrokken. Boetes daarentegen? Die moet je volledig zelf betalen. De Belastingdienst zal niet opdraaien voor jouw parkeerfouten.
De kern is simpel: reiskosten bieden mooie aftrekposten, maar vragen om een goede administratie. Door ritten vast te leggen, bonnetjes te bewaren en privé en zakelijk scherp te scheiden, voorkom je discussies en laat je geen belastingvoordeel liggen.
Wie slim reist, reist dus niet alleen comfortabel, maar ook fiscaal verantwoord.
