Skip to content Skip to footer
Contact
TaxMate
Plan Gesprek
TaxMate
Close

SCROLL DOWN FOR ENGLISH

PRIVACY BELEID – TaxMate

Versie: 15 januari 2025

TaxMate B.V. (hierna “Wij” genoemd) Singel 260, 1016 AB te Amsterdam is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy beleid.

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u gebruikmaakt van onze diensten en/of wanneer u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Contactgegevens:
    • Voor- en achternaam;
    • Adresgegevens;
    • Telefoonnummer;
    • E-mailadres;
  • Identificatiegevens:
    • Burgerservicenummer (BSN);
    • Paspoortgegevens;
    • ID-Nummer;
    • Geslacht;
    • Geboortedatum;
    • Geboorteplaats;
    • Kopie van identiteitsbewijzen;
    • contactgegevens die u via een app heeft ingevoerd;
  • Financiële gegevens:
    • Bankrekeningnummer (IBAN);
    • Omzetgegevens;
    • Kosten en uitgaven;
    • Leningen;
    • Financiële verplichtingen;
  • Locatiegegevens;
    • IP-adres;
  • Overige persoonsgegevens
    • Gegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie (e-mail, chat) en telefonisch

2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

  • BSN-nummer
  • Financiële gegevens
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers jonger dan 16 jaar, tenzij er toestemming is van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Als u vermoedt dat er zonder toestemming persoonlijke gegevens zijn verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via contact@taxmate.nl, zodat wij de informatie kunnen verwijderen.

3. Bedrijfsgegevens

Naast de verwerking van persoonsgegevens kan TaxMate in het kader van haar dienstverlening ook bedrijfs- of ondernemingsgerelateerde gegevens verwerken, zoals:

  • KvK-nummer, Btw-nummer en andere zakelijke identificatiecodes.
  • Correspondentie die door een bedrijf of ondernemingsvertegenwoordiger is verstrekt.
  • Financiële bedrijfsinformatie, zoals facturen, bonnen, transacties en overige documenten die noodzakelijk zijn voor onze administratieve en/of fiscale diensten.

4. Grondslag en doel verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens en/of bedrijfsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Uitvoering van de overeenkomst: het verlenen van administratieve, fiscale of andere adviesdiensten, in overeenstemming met de afspraken die wij met u hebben gemaakt.
  2. Contact opnemen: indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren, vragen te beantwoorden of verzoeken te verwerken.
  3. Voldoen aan wettelijke verplichtingen: zoals het bewaren van gegevens voor de Belastingdienst of het opstellen van belastingaangiften.
  4. Informeren over wijzigingen in onze diensten en producten.
  5. Versturen van (elektronische) nieuwsbrieven: om u op de hoogte te houden van ontwikkelingen en updates binnen TaxMate.
  6. Verbetering van onze dienstverlening, onder andere door:
    • Het ontwikkelen en toepassen van (generatieve) AI- en machine learning-technologieën op basis van uw (financiële) transactiegegevens, bonnen, facturen en overige relevante (bedrijfs)context. Dit stelt ons in staat de prijs en kwaliteit van onze services te waarborgen en verder te optimaliseren.
    • Het mogelijk oprichten of inschakelen van gelieerde ondernemingen (zoals een zusterbedrijf) voor (een deel van) de softwareontwikkeling of andere werkzaamheden. Deze gelieerde ondernemingen kunnen uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de verdere ontwikkeling, optimalisatie en levering van onze (gezamenlijke) diensten.

Door gebruik te maken van onze diensten gaat u ermee akkoord dat wij uw persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden kunnen verwerken. Indien u hier vragen over heeft of bezwaar wilt maken, kunt u contact met ons opnemen via contact@taxmate.nl.

5. Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens, verstrekt via de website, niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Voor bepaalde documenten geldt een bewaarplicht; ondernemers zijn verplicht hun administratie minimaal zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Deze termijn begint na afloop van het boekjaar. Wij zullen bepaalde documenten dus zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en zullen deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens namens ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van analytische cookies van Google Analytics. Uw IP-adres wordt niet volledig gebruikt, waardoor er sprake is van anonieme gegevensverzameling. De resultaten van Google Analytics worden uitsluitend gebruikt om bezoekersstatistieken bij te houden.

8. Inzage, correctie en verwijdering persoonsgegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u uw toestemming voor gegevensverwerking intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. Daarnaast heeft u recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging, intrekking van toestemming of bezwaar indienen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Hierbij kunt u uw pasfoto, MRZ (machine-leesbare zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart maken ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. U heeft ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u denkt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

10. Wijzigingen aan ons privacybeleid

Wij werken ons privacy beleid regelmatig bij en zullen eventuele wijzigingen bekendmaken door het nieuwe privacy beleid op deze website te publiceren.

Contactgegevens

TaxMate B.V.
Singel 260, 1016 AB te Amsterdam
www.taxmate.nl
contact@taxmate.nl

PRIVACY POLICY – TaxMate

Version: January 15, 2025

TaxMate B.V. (hereinafter referred to as “We”) located at Singel 260, 1016 AB Amsterdam, is responsible for processing personal data as outlined in this privacy policy.

1. Personal data we process

We process your personal data when you use our services and/or when you provide this data to us. Below is an overview of the personal data we process:

  • Contact Information:
    • First and last name;
    • Address details;
    • Phone number;
    • Email address;
  • Identification Data:
    • Citizen Service Number (BSN);
    • Passport details;
    • ID Number;
    • Gender;
    • Date of birth;
    • Place of birth;
    • Copies of identity documents;
    • Contact details entered through an app;
  • Financial Data:
    • Bank account number (IBAN)
    • Revenue data
    • Costs and expenses
    • Loans
    • Financial obligations
  • Location Data:
    • IP address;
  • Other Personal Data:
    • Actively provided data, for example, in correspondence and by phone.

2. Special and/or Sensitive Personal Data We Process

  • BSN Number
  • Financial Data
  • Data of individuals under the age of 16

Our website and/or service is not intended to collect data from website visitors under the age of 16 unless there is parental or guardian consent. However, we cannot verify if a visitor is over 16. We recommend that parents actively participate in their children’s online activities to prevent the collection of data about minors without parental consent. If you suspect that personal data has been collected about a minor without permission, please contact us at contact@taxmate.nl, and we will remove the information.

3. Company data

In addition to processing personal data, TaxMate may also process company or business-related data as part of its services, such as:

  • Chamber of Commerce (KvK) number, VAT number, and other business identification codes
  • Correspondence provided by a company or representative of a company
  • Financial business information, such as invoices, receipts, transactions, and other documents necessary for our administrative and/or tax services

4. Legal Basis and Purpose of Processing Personal Data:

We process your personal data and/or company data for the following purposes:

  1. Performance of the agreement: providing administrative, tax, or other advisory services in accordance with the agreements made with you.
  2. Contact: contacting you if necessary to carry out our services, answer questions, or handle requests.
  3. Compliance with legal obligations: such as retaining data for the Tax Authorities or preparing tax returns.
  4. Informing you of changes in our services and products.
  5. Sending (electronic) newsletters: keeping you informed of developments and updates within TaxMate.
  6. Improving our services, including:
    • Developing and applying (generative) AI and machine learning technologies based on your (financial) transaction data, receipts, invoices, and other relevant (business) context. This enables us to safeguard and further optimize the price and quality of our services.
    • Potentially establishing or engaging affiliated enterprises (such as a sister company) for (part of) software development or other activities. These affiliated enterprises may process your personal data in accordance with this privacy policy, solely insofar as this is necessary for the further development, optimization, and provision of our (joint) services.

By using our services, you agree that we may process your personal data for the above purposes. If you have any questions or wish to object, please contact us via contact@taxmate.nl.

5. Retention Period for Personal Data

We do not retain your personal data provided through the website longer than strictly necessary to achieve the purposes for which your data was collected. Certain documents are subject to a legal retention requirement; entrepreneurs are required to retain their administration for at least seven years for the Tax Authorities. This period begins after the end of the fiscal year. We will retain certain documents for seven years for the Tax Authorities.

6. Sharing Personal Data with Third Parties

We do not sell your data to third parties and will only provide it if necessary to execute our agreement with you or to comply with a legal obligation. We enter into data processing agreements with companies that process your data on our behalf to ensure the same level of security and confidentiality for your data. We remain responsible for these processes.

7. Cookies and Similar Technologies

Our website uses analytical cookies from Google Analytics. Your IP address is not fully utilized, ensuring anonymous data collection. The results of Google Analytics are used solely to track visitor statistics.

8. Access, Correction, and Deletion of Personal Data

You have the right to access, correct, or delete your personal data. You can also withdraw your consent for data processing or object to the processing of your personal data by us. Additionally, you have the right to data portability. You can submit a request for access, correction, deletion, data portability, withdrawal of consent, or objection. To ensure that the access request is made by you, we ask you to include a copy of your ID with the request. In this copy, you can black out your photo, MRZ (machine-readable zone, the strip with numbers at the bottom of the passport), passport number, and Citizen Service Number (BSN) to protect your privacy. We will respond as soon as possible, but within four weeks, to your request. You also have the option to file a complaint with the national supervisory authority, the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

9. How We Secure Personal Data

We take the protection of your data seriously and implement appropriate measures to prevent misuse, loss, unauthorized access, unwanted disclosure, and unauthorized modification. If you believe that your data is not properly secured or if there are indications of abuse, please contact us.

10. Changes to Our Privacy Policy

We regularly update our privacy policy and will announce any changes by publishing the new privacy policy on this website.

Contact Information

TaxMate B.V.
Singel 260, 1016 AB Amsterdam
www.taxmate.nl
contact@taxmate.nl